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Scanpoint

Der Digitale Posteingang

Die Anzahl an Kanälen, über die Unternehmen Dokumente und Informationen erhalten, nimmt kontinuierlich zu. Auch die Vielzahl an Informationen, die tagtäglich verarbeitet werden muss, kann sehr herausfordernd sein. Da bleibt nur wenig Zeit, sich um die wirklich wichtigen Dinge, wie beispielsweise die Kundenbetreuung, zu kümmern. Wir helfen Ihnen, dabei den Überblick zu bewahren – indem alle Dokumente einheitlich digital erfasst, klassifiziert, an die richtigen Stellen verteilt und archiviert werden. Neben dem Posteingang digitalisieren wir auch Ihre Rechnungs-, Bestell- und Formularerfassung.

  • Posteingang
    bei Scanpoint
    01
    Ihre physische und digitale Tagespost wird automatisch an Scanpoint weitergeleitet.
  • Digitalisierung
    und Aufbereitung
    02
    Ihre Poststücke werden sortiert, aufbereitet und anschließend digitalisiert.
  • Klassifikation
    und Extraktion
    03
    Die Dokumente werden klassifiziert und die enthaltenen Daten extrahiert.
  • Zustellung
    und Archivierung
    04
    Übermittlung der Daten und Archivierung der physischen Dokumente.
Small oder Plus - welcher Digitale Posteingang ist der Richtige für Sie?

Möchten Sie Ihre gesamte Eingangspost tagesaktuell elektronisch zugestellt bekommen, ist der Digitale Posteingang Small die richtige Wahl. Mit dem Digitalen Posteingang Plus wird Ihre Eingangspost zusätzlich noch klassifiziert und die Inhalte  extrahiert, validiert und in maschinenlesbarer Form für Sie bereitgestellt.

Höchste Sicherheitsstandards

Taggleiche Verarbeitung

Höchste Datenqualität

Small & Plus jetzt vergleichen

Digitaler Posteingang

Small

inkl. 120 Sendungen / Tag
taggleiche Zustellung
Einrichtung binnen 3 Tagen

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Digitaler Posteingang

Plus

inkl. Klassifizierung
inkl. Datenextraktion
inkl. Datenvalidierung

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So funktioniert der Digitale Posteingang

01
Physische & digitale Eingangskanäle

Ihrem Unternehmen werden täglich unzählige Informationen in physischer oder elektronischer Form übermittelt. Zum Beispiel als Brief, per E-Mail oder über ein Kontaktformular in Ihrer App.

Brief
E-Mail
App
Formulare
02
Informationskonsolidierung

Ihre Eingangskanäle laufen gesammelt bei uns zusammen. Physische Postsendungen werden bereits direkt im Briefverteilzentrum aussortiert und noch vor Beginn des Verteil- oder Umleitungsprozesses an uns übermittelt. Eine schnelle Verarbeitung ist damit garantiert.

03
Digitalisierung

Physische Postsendungen werden geöffnet und von unseren Mitarbeitern auf High-End Scannern digitalisiert. Sie legen fest, welche Arten von Briefsendungen verarbeitet werden und welche ungeöffnet an Sie weitergeleitet werden.

04
Datenextraktion & Klassifikation

Die nun vollständig digitalisierten Informationen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.

05
Qualitätssicherung & Validierung

Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeitern auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.

06
Konformitätsprüfung

Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Postleitzahlen, gültige Kundennummern oder auch eine Unterschrift sein.

07
Zustellung

Die nun strukturiert aufbereiteten Daten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.

08
Archivierung

Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.

  • Ersparen sie sich bis zu 80% ihrer Zeit durch KI-unterstützte Klassifizierung der Dokumente
  • Ersparen Sie sich den Großteil Ihrer Verwaltungskosten durch effizienten Ressourceneinsatz
  • Erhöhen Sie Ihre Kundenzufriedenheit durch Reduktion der Antwortzeiten
  • Finden Sie Ihre Post jederzeit und an jedem Arbeitsplatz
Input Management Video Background
Unsere Lösungen im Überblick
  • Digitaler Posteingang
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  • Business Process Outsourcing
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Ein Unternehmen der Post
Scanpoint ist nun offiziell ein Great Place to Work®!

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Mission impossible “Datensicherheit”?

Mission impossible “Datensicherheit”?

Effizient und ressourcenschonend: die Rechnungserfassung von Scanpoint

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Jetzt unverbindlich informieren

Gerne informieren wir Sie kostenlos und unverbindlich über unseren Digitalen Posteingang. Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an – gerne beantworten wir Ihre Fragen und lassen Ihnen weitere Unterlagen zu unseren Lösungen zukommen.

Kostenlos informieren

Der Digitale Posteingang "Small" und "Plus" im Vergleich

Small Plus
Eingangskanäle

Der Eingang von Dokumenten kann physisch über den Postweg erfolgen oder digital in Form von Daten aus Apps, E-Mails oder von Websites

Physisch Physisch & Digital
Verarbeitungszeit

Die Verarbeitungszeit ist die Dauer die Dokumente vom Eingang bei uns bis zur fertigen Übermittlung an Sie benötigen

Taggleich Taggleich
Verarbeitungsmenge

Die Anzahl an verarbeiteten Dokumenten

max. 120 Dokumente / Tag unbeschränkt
Aufbereitung

Entkuvertieren und Scanvorbereitung der physischen Eingangspost

Ja Ja
Black- & Whitelisting

Über Black- & Whitelists können Sie festlegen, welche Poststücke von uns geöffnet und verarbeitet werden dürfen

Ja Ja
Dokumentenklassifikation

Ihre Dokumente werden in Klassen wie “Rechnung”, “Lieferschein” oder “Kundenbeschwerde” eingeteilt und diese Information in strukturierter, maschinenlesbarer Form bereitgestellt

Nein Ja
Datenextraktion

Die Daten werden aus dem Dokument ausgelesen (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungspositionen, Kundennummer oder Lieferant) und in strukturiert, maschinenlesbarer Form bereitgestellt

Nein Ja
Datenvalidierung

Zusätzlich zur maschinellen Klassifikation und Extraktion prüfen unsere Mitarbeiter die Daten auf Korrektheit um den höchsten Qualitätsansprüchen an die Korrektheit der Daten gerecht zu werden

Nein Ja
Datenabgleich

Die Daten können bei Bedarf mit Daten von Drittsystemen abgeglichen und entsprechend manipuliert werden

Nein Ja
30-Tage Archivierung der Originale

Die physischen Originalbelege werden bei uns 30 Tage lang archiviert und anschließend datenschutzkonform vernichtet, an Sie retourniert oder zur Langzeitarchivierung übergeben

Ja Ja
Langzeitarchivierung der Originale

Archivierung der physischen Originale in speziellen Lagerhallen über lange Zeiträume (z.B. 7 Jahre für Eingangsrechnungen)

Nein Optional
Rücklieferung der Originale

Die Originalbelege werden nach der Verarbeitung postalisch an Sie retourniert

Optional Optional
Datenschutzkonforme Dokumentenvernichtung

Ist keine Retournierung der Originale gewünscht, können wir diese für Sie datenschutzkonform vernichten

Optional Optional
Datenschutzkonforme Datenvernichtung

Datenschutzkonforme Vernichtung der bei uns erzeugten elektronischen Daten 100 Tage nach Ende des Verarbeitungsvorgangs und der Datenübermittlung an Sie

Ja Ja

Haben Sie Fragen zum Digitalen Posteingang?

Wir helfen gerne weiter

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