Der Digitale Posteingang
Die Anzahl an Kanälen, über die Unternehmen Dokumente und Informationen erhalten, nimmt kontinuierlich zu. Auch die Vielzahl an Informationen, die tagtäglich verarbeitet werden muss, kann sehr herausfordernd sein. Da bleibt nur wenig Zeit, sich um die wirklich wichtigen Dinge, wie beispielsweise die Kundenbetreuung, zu kümmern. Wir helfen Ihnen, dabei den Überblick zu bewahren – indem alle Dokumente einheitlich digital erfasst, klassifiziert, an die richtigen Stellen verteilt und archiviert werden. Neben dem Posteingang digitalisieren wir auch Ihre Rechnungs-, Bestell- und Formularerfassung.
- Posteingangbei Scanpoint01Ihre physische und digitale Tagespost wird automatisch an Scanpoint weitergeleitet.
- Digitalisierungund Aufbereitung02Ihre Poststücke werden sortiert, aufbereitet und anschließend digitalisiert.
- Klassifikationund Extraktion03Die Dokumente werden klassifiziert und die enthaltenen Daten extrahiert.
- Zustellungund Archivierung04Übermittlung der Daten und Archivierung der physischen Dokumente.
Small oder Plus - welcher Digitale Posteingang ist der Richtige für Sie?
Möchten Sie Ihre gesamte Eingangspost tagesaktuell elektronisch zugestellt bekommen, ist der Digitale Posteingang Small die richtige Wahl. Mit dem Digitalen Posteingang Plus wird Ihre Eingangspost zusätzlich noch klassifiziert und die Inhalte extrahiert, validiert und in maschinenlesbarer Form für Sie bereitgestellt.
Höchste Sicherheitsstandards
Taggleiche Verarbeitung
Höchste Datenqualität
Digitaler Posteingang
Small
inkl. 120 Sendungen / Tag
taggleiche Zustellung
Einrichtung binnen 3 Tagen
Digitaler Posteingang
Plus
inkl. Klassifizierung
inkl. Datenextraktion
inkl. Datenvalidierung
So funktioniert der Digitale Posteingang
Ihrem Unternehmen werden täglich unzählige Informationen in physischer oder elektronischer Form übermittelt. Zum Beispiel als Brief, per E-Mail oder über ein Kontaktformular in Ihrer App.
Brief
App
Formulare
Ihre Eingangskanäle laufen gesammelt bei uns zusammen. Physische Postsendungen werden bereits direkt im Briefverteilzentrum aussortiert und noch vor Beginn des Verteil- oder Umleitungsprozesses an uns übermittelt. Eine schnelle Verarbeitung ist damit garantiert.
Physische Postsendungen werden geöffnet und von unseren Mitarbeitern auf High-End Scannern digitalisiert. Sie legen fest, welche Arten von Briefsendungen verarbeitet werden und welche ungeöffnet an Sie weitergeleitet werden.
Die nun vollständig digitalisierten Informationen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.
Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeitern auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.
Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Postleitzahlen, gültige Kundennummern oder auch eine Unterschrift sein.
Die nun strukturiert aufbereiteten Daten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.
Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.
- Ersparen sie sich bis zu 80% ihrer Zeit durch KI-unterstützte Klassifizierung der Dokumente
- Ersparen Sie sich den Großteil Ihrer Verwaltungskosten durch effizienten Ressourceneinsatz
- Erhöhen Sie Ihre Kundenzufriedenheit durch Reduktion der Antwortzeiten
- Finden Sie Ihre Post jederzeit und an jedem Arbeitsplatz
Jetzt unverbindlich informieren
Gerne informieren wir Sie kostenlos und unverbindlich über unseren Digitalen Posteingang. Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an – gerne beantworten wir Ihre Fragen und lassen Ihnen weitere Unterlagen zu unseren Lösungen zukommen.
Der Digitale Posteingang "Small" und "Plus" im Vergleich
| Small | Plus | |
|---|---|---|
EingangskanäleDer Eingang von Dokumenten kann physisch über den Postweg erfolgen oder digital in Form von Daten aus Apps, E-Mails oder von Websites |
Physisch | Physisch & Digital |
VerarbeitungszeitDie Verarbeitungszeit ist die Dauer die Dokumente vom Eingang bei uns bis zur fertigen Übermittlung an Sie benötigen |
Taggleich | Taggleich |
VerarbeitungsmengeDie Anzahl an verarbeiteten Dokumenten |
max. 120 Dokumente / Tag | unbeschränkt |
AufbereitungEntkuvertieren und Scanvorbereitung der physischen Eingangspost |
Ja | Ja |
Black- & WhitelistingÜber Black- & Whitelists können Sie festlegen, welche Poststücke von uns geöffnet und verarbeitet werden dürfen |
Ja | Ja |
DokumentenklassifikationIhre Dokumente werden in Klassen wie “Rechnung”, “Lieferschein” oder “Kundenbeschwerde” eingeteilt und diese Information in strukturierter, maschinenlesbarer Form bereitgestellt |
Nein | Ja |
DatenextraktionDie Daten werden aus dem Dokument ausgelesen (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungspositionen, Kundennummer oder Lieferant) und in strukturiert, maschinenlesbarer Form bereitgestellt |
Nein | Ja |
DatenvalidierungZusätzlich zur maschinellen Klassifikation und Extraktion prüfen unsere Mitarbeiter die Daten auf Korrektheit um den höchsten Qualitätsansprüchen an die Korrektheit der Daten gerecht zu werden |
Nein | Ja |
DatenabgleichDie Daten können bei Bedarf mit Daten von Drittsystemen abgeglichen und entsprechend manipuliert werden |
Nein | Ja |
30-Tage Archivierung der OriginaleDie physischen Originalbelege werden bei uns 30 Tage lang archiviert und anschließend datenschutzkonform vernichtet, an Sie retourniert oder zur Langzeitarchivierung übergeben |
Ja | Ja |
Langzeitarchivierung der OriginaleArchivierung der physischen Originale in speziellen Lagerhallen über lange Zeiträume (z.B. 7 Jahre für Eingangsrechnungen) |
Nein | Optional |
Rücklieferung der OriginaleDie Originalbelege werden nach der Verarbeitung postalisch an Sie retourniert |
Optional | Optional |
Datenschutzkonforme DokumentenvernichtungIst keine Retournierung der Originale gewünscht, können wir diese für Sie datenschutzkonform vernichten |
Optional | Optional |
Datenschutzkonforme DatenvernichtungDatenschutzkonforme Vernichtung der bei uns erzeugten elektronischen Daten 100 Tage nach Ende des Verarbeitungsvorgangs und der Datenübermittlung an Sie |
Ja | Ja |
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