Formularerfassung

Auf dem Postweg eingehende Formulare werden im Briefzentrum der Post bereits in aller Früh aus dem Poststrom aussortiert und direkt zu uns überstellt. Auch alle Formulare die Sie über elektronische Eingangskanäle erreichen – also per E-Mail oder Fax – können wir entgegennehmen.

Ihre Eingangskanäle laufen gesammelt bei uns zusammen. Physische Postsendungen werden bereits direkt im Briefverteilzentrum aussortiert und noch vor Beginn des Verteil- oder Umleitungsprozesses an uns übermittelt. Eine schnelle Verarbeitung ist damit garantiert.

Physische Postsendungen werden geöffnet und von unseren Mitarbeitern auf High-End Scannern digitalisiert. Sie legen fest, welche Arten von Briefsendungen verarbeitet und welche ungeöffnet an Sie weitergeleitet werden.

Die nun vollständig digitalisierten Formulardaten aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten extrahiert.

Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeitern auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.

Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Postleitzahlen, korrekt gewählte Optionen im Formular oder auch eine Unterschrift sein.

Die nun strukturiert aufbereiteten Formulardaten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.

Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe oder Faxe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.