Rechnungserfassung
Erhalten Sie den Großteil Ihrer Rechnung als Papier- oder Faxbelege? Empfangen Sie Ihre Rechnungen zwar schon als PDF per E-Mail, können dieses aber nicht automatisch auslesen? Dann ist die Rechnungserfassung die Komplettlösung für Ihren automatisierten, zeitsparenden und ortsunabhängigen Invoiceprozess.
Unsere Rechnungserfassung bietet die Lösung! Dabei übernehmen und bearbeiten wir Ihre Eingangsrechnungen und stellen sie elektronisch zu. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden im Zuge der Validierung auf Qualität geprüft und schließlich in Ihre Folgesysteme integriert. Das ermöglicht automatisierte Zahlungsworkflows. Und das ganze taggleich und sicher.
So funktioniert die Rechnungserfassung
Ihre physischen Rechnungen werden im Briefzentrum der Post bereits früh am Morgen aus dem Poststrom aussortiert und direkt zu uns überstellt. Auch alle Dokumente, die sie über elektronische Eingangskanäle erreichen – also per E-Mail, Fax oder auch mobil – können wir entgegennehmen.
Brief
Fax
App
Im nächsten Schritt werden die Sendungen entsprechend aufbereitet. Dazu zählt das Aussortieren der Poststücke anhand einer Positiv-/Negativliste, das Entkuvertieren sowie das Anbringen von Barcodes.
Nach der Aufbereitung wird die physische Post digitalisiert und anschließend einer Qualitätskontrolle unterzogen. Im Falle der elektronischen Post erfolgt die Vereinheitlichung unterschiedlicher Standard-Formate. Dazu zählt die Konvertierung der Anhänge und das Format-Mapping.
Die nun vollständig digitalisierten Rechnungen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten wie Rechnungsnummern, Summen oder Rechnungspositionen extrahiert.
Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeitern auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten.
Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Sicherstellung aller Pflichtangaben gemäß § 11 UStG enthalten oder eine Kreditorenvalidierung gegen Ihre Stammdaten.
Die nun strukturiert aufbereiteten Rechnungen werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben.
Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe oder Faxe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns datenschutzkonform vernichtet.
- Ersparnis von bis zu 80% der Bearbeitungskosten durch automatisierte Zahlungsworkflows
- Vermeidung von Skontoverlusten und Mahngebühren
- Schnellere Buchungs- und Genehmigungsprozesse
- Erhebliche Einsparungen im Rechnungs- und Cashmanagement
Haben Sie Fragen zur Rechnungserfassung?