Häufig gestellte Fragen

Wir bei Scanpoint haben es uns als technologieunabhängiger Lösungsanbieter zur Aufgabe gemacht, dokumentenbasierte Prozesse mittels Automatisierung und künstlicher Intelligenz hinsichtlich Kosten und Qualität zu optimieren. Im intelligenten Inputmanagement liefern wir höchst strukturierte Metadaten und Images für die automatisierte Weiterverarbeitung in den nachgelagerten Systemen unserer Kunden.

• Schneller Projektstart
• Geringe Initialkosten
• Weniger Ressourcenbindung in Ihrer Organisation
• Aktuelle Technologien & hervorragende Qualität
• Schnelle Lieferung der elektronischen Dokumente
• Kurze Durchlaufzeiten – automatische Verarbeitungs- und Buchungsprozesse
• Ortsunabhängige Verarbeitung von Dokumenten
• Standardisierte, dokumentierte Prozesse
• Geringer Platzbedarf, wenig Lagerfläche
• Professionelle Dokumentenverarbeitung
• Arbeitserleichterung & Zeitersparnis

Bei digitalisierten Papierarchiven ist eine einfache Ablage auf dem Dateiserver durchaus ausreichend. Aber vermutlich wollen Sie auch bei unseren Lösungen für den Digitalen Posteingang oder die automatisierte Rechnungs-, Bestell- und Formularerfassung einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter herausholen. In diesen Fällen ist es durch einfaches Ablegen auf einem Dateiserver in der Regel nicht mehr getan – finden Ihre Mitarbeiter so wirklich die jeweiligen Dokumente schneller?

Mit Post Cloud Enterprise, dem Dokumentenmanagement System der Österreichischen Post, verbinden wir Ihre physischen und digitalen Dokumente in einer gemeinsamen Lösung. Stufenweise ausbaubare Funktionen ermöglichen eine individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse. Gerne unterstützen wir Sie hierbei in einem gemeinsamen Projekt mit der Österreichischen Post.

Wir nehmen für Sie sowohl physische als auch elektronische Eingangspost entgegen. Das umfasst Papierbelege, wie die klassische Briefpost oder Papierarchive, und alle gängigen Dateiformate wie beispielsweise PDF, DOCX, EML und XML, die wir über E-Mail-Postfächer, sFTP-Server oder Webservice Endpoints für Sie empfangen.

Briefsendungen werden mittels Business Center Adresse bereits in den frühen Morgenstunden aus dem Poststrom aussortiert. Sonstiges Beleggut, das sich zum Beispiel in Ihren Archiven stapelt, kann einfach über den Logistikdienst der Österreichischen Post transportiert werden – wir kümmern uns um die Abholung und den sicheren Transport zum Produktionsstandort.

Um alle relevanten Briefe entsprechend umzuleiten, bieten wir die Möglichkeit, eine sogenannte “Business Center Adresse” einzurichten. Dies ist ein virtuelles Postfach im Verteilzentrum. Diese Business Center Adresse führt Ihren Unternehmensnamen oder auch den Titel von unterschiedlichen Teilorganisationen. Ihren Lieferanten muss die neue Anschrift mitgeteilt werden, damit alle Dokumente nur mehr an dieses Postfach im Verteilzentrum geschickt werden. Wir können dann über unsere Sortiertechnik die mit einer Business Center Adresse gekennzeichnete Post ausschleusen.

• Frühe Verarbeitung: Briefe, die am Vortag aufgegeben wurden, können somit schon am nächsten Tag in den Morgenstunden verarbeitet werden.
• Keine Abholung notwendig: Sie müssen sich als Kunde nicht, wie sonst bei einem Postfach üblich, um die Abholung der Belege kümmern. Alle Poststücke, die an eine Business Center Adresse geschickt werden, werden auch durch uns verarbeitet. Befindet sich Beleggut unter den Briefen, das nicht gescannt werden kann, so wird Ihnen dieses bequem auf dem Postweg zugestellt.
• Reduktion von Risikopotentialen: Dadurch, dass keine Abholung von unserer Seite notwendig ist, werden Risikopotentiale erheblich reduziert, die zu einer Lieferungsverzögerung führen könnten (Unfall, Stau, Panne).

Der elektronische Datenaustausch erfolgt über entsprechende Plattformen, wie Mail-Server, Fax-Server, SSH-FTP, etc. Die Vereinheitlichung unterschiedlicher elektronischer Standard-Formate kann mittels Mapping durch die SAP PI von Scanpoint erzielt werden.

Wir setzen auf “state of the art”-Erfassungs-Software wie OCR, ICR, etc. Damit werden anhand von im Vorfeld definierter Kriterien die für Sie relevanten Informationen aus den zugeführten Belegen strukturiert erfasst. Nach erfolgter Qualitätssicherung werden die so erfassten Metadaten übermittelt.

Grundsätzlich können die Metadaten in allen möglichen Input-Formaten auch nebst originaler oder digitalisierter Bilddaten geliefert werden. Die Datenlieferung erfolgt standardmäßig über SSH FTP. Auf Wunsch sind auch weitere Übertragungskanäle möglich, wie direkte SAP-Integration (mittels SAP PI), Web-Service, Standleitung und VPN.

Das richtet sich nach den Kundenwünschen und -anforderungen. Die physischen Belege können nach der Digitalisierung zugestellt oder auch für einen von Ihnen vorgegebenen Zeitraum gelagert werden. Je nach Kundenvereinbarung werden die Original-Belege (üblicherweise) ein bis drei Monate bei uns gelagert, weil dies erfahrungsgemäß der Zeitraum ist, in welchem noch einmal auf den Original-Beleg zurückgegriffen werden muss. Nach diesen ein bis drei Monaten werden die sortierten Original-Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder von uns vernichtet. Dafür kann auf Wunsch auch ein Zertifikat ausgestellt werden, dass die Belege auch wirklich datenschutzkonform vernichtet wurden. Ebenso können elektronische Belege in unseren elektronischen Archiven für einen von Ihnen definierten Zeitraum archiviert und anschließend datenschutzkonform gelöscht werden.

Jedes Dokument, das bei uns einlangt, bekommt eine laufende Nummer und damit eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Kunden. Damit kann jedes Dokument schnell identifiziert und auch wieder aufgefunden werden. Im Regelfall kann somit innerhalb kurzer Zeit ein angefragter Beleg in physischer Form zur Verfügung gestellt werden.

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass sich die Outsourcing-Lösung schon ab rund 50 Dokumenten pro Tag auszahlt. Auch bei einem geringeren Dokumentenvolumen können Teile unseres Lösungsangebots einen Nutzen für Sie erwirtschaften.

Die Umsetzungsdauer hängt sehr stark von dem Umfang und der Komplexität des Projektes ab, daher kann hierzu keine pauschale Antwort gegeben werden. Zu Beginn wird im Normalfall ein Workshop abgehalten, bei dem in Zusammenarbeit nochmals die Anforderungen an das Projekt erhoben, Lösungsmöglichkeiten angeboten und dann in einem Pflichtenheft gemeinsam definiert werden, damit für beide Seiten klar ist, wie sich die genaue Umsetzung des Projekts gestalten soll.

Ja, wir können Ihre komplette Eingangspost verarbeiten, sowohl die physische als auch die elektronische. Der elektronische Posteingang wird an uns weitergeleitet bzw. das elektronische Postfach wird bei uns gespiegelt und überwacht. Die elektronische Eingangspost wird ident zur physischen weiterverarbeitet. Damit haben Sie auch dieselben strukturierten Daten, mit denen Sie in Ihren nachfolgenden Systemen weiterarbeiten können.